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Assistant de Direction H/F

Descriptif

 

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous avez un rôle d’appui et de relai d’informations sur l’ensemble des dossiers confiés. Vous optimisez la gestion des tâches administratives et organisationnelles. Le poste nécessite de réaliser des astreintes administratives si nécessaire.

Profil :

Titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 minimum, vous bénéficiez d’une expérience significative en Assistanat de Direction idéalement dans le milieu de la santé.

Vous êtes reconnu(e) pour les qualités suivantes : sens du service, polyvalence des tâches, organisation, réactivité, force de proposition, gestion des urgences, curiosité intellectuelle, adaptabilité, aisance relationnelle et communicative, écoute, discrétion, sens des responsabilités, proactivité, rigueur, disponibilité et enfin agilité.

Vos compétences comportementales liées à votre expérience et votre maitrise des outils informatiques vous permettront d’être en réussite sur ce poste.

Type de contrat : CDI, temps plein 39h

Statut : cadre

Responsabilités

Activités en lien avec la Direction Générale :

Secrétariat de direction :

  • Préparation et organisation des réunions (agenda, salle, dossier…),
  • Gestion de l’agenda, réception et orientation des appels téléphoniques, gestion du courrier réceptionné et enregistrement, rédaction et frappe de courriers courants, notes, rapports, tableaux, classement, archivage, etc,
  • Conception et suivi de tableaux de bord,
  • Organisation logistique d’évènements (commande de repas, réservations, etc),
  • Participation aux réunions, rédaction des comptes rendus et des relevés de décision, suivi des actions,
  • Contribution et suivi de l’avancement de certains projets de service en lien avec la Direction Générale : alerter la DG sur les retards, les obstacles ou les problèmes rencontrés,

Ressources humaines 

  • Préparation de l’accueil des nouveaux cadres (habilitations, matériel en lien avec le service RH et les responsables concernés),
  • Suivi des demandes via Octime pour les salariés sous la responsabilité de la DG.

Assurances

  • Gestion et suivi des contrats d’assurance en lien avec l’assureur : s’assurer notamment que l’ensemble des risques est couvert par les différents contrats,
  • Déclaration, gestion et suivi des sinistres,
  • Suivi de la flotte pour ce qui concerne les accidents, des contraventions, etc.

Communication

  • Diffusion de la communication interne au nom de la Direction Générale,
  • Participation à la préparation de différents évènements et à la création de supports de communication (en lien avec la responsable communication).

Qualité et services de soins

  • Gestion des plaintes et réclamations écrites des patients (coordination entre le service qualité, équipe médicale, direction des soins et direction générale),
  • Aide à la rédaction de procédures,
  • Suivi du plan d’action concernant la certification en lien avec la Direction Générale et la responsable qualité,
  • Suivi des FEI en lien avec la DG.

Activités en lien avec la Présidence de l’Association :

  • Secrétariat du quotidien,
  • Préparation des réunions et élaboration des procès-verbaux du Bureau du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale,
  • Suivi de la comptabilité du siège et élaboration des documents statutaires annuels (suivi des factures et chèques, pièces de caisse & journaux, arrêtés des comptes),
  • Elaborations des rapports annuels et tenu des tableaux de bord (Moral, Communication, statistiques),
  • Suivi des adhérents et établissement des reçus fiscaux (précompte pour les retraités SNCF, appel à cotisation, dons),
  • Documents annuels statutaires des Sections,
  • Réalisation et diffusion du bulletin d’information.

Compétences demandées

  • polyvalence, sens de l'organisation, excellent trelationnel

Qualifications

  • Maîtrise des outils de bureautique

Diplômes requis

  • BAC + 2

Expériences requises

Expérience exigée dans l’assistanat de direction, idéalement dans le milieu de la santé.

Type de contrat

CDI

Heures de travail

39h

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